Quy trình hạch toán doanh thu từ Smile FO/POS sang Smile BO

Hạch toán doanh thu từ Smile FO/POS sang Smile BO là một phần nhiệm của kế toán khách sạn sử dụng phần mềm Smile. Dưới đây là quy trình hạch toán mà nghekhachsan.4irhotel.com muốn chia sẻ.

Xem thêm:

– Hướng dẫn sử dụng phần mềm Smile FO

– Hướng dẫn sử dụng phần mềm Smile BO

– Hướng dẫn sử dụng phần mềm Smile POS

Đối với các khoản khách hàng đặt cọc trước (Deposit)

– Yêu cầu:

+ Phần FO phải có Code Deposit (61)

+ Kế toán: Có TK Get Depsit (Vi dụ: 1313)

Bước1: Lễ tân: Vào phần Cashier à Post Transaction mở Folio của khách có đặt cọc. Chọn code Deposit (61) post số tiền khách đặt cọc.

Quy trình hạch toán doanh thu từ Smile FO/POS sang Smile BO
Hình : 1

Bước 2: Kế toán: Ghi nhận khoản đặt cọc của khách sau khi Lễ tân Post Deposit

– Kế toán vào BO à Doanh thu à Get Payment From FO à Chọn đúng ngày Lễ tân Post khoản Deposit (Xem báo cáo Payment Report) à màn hình sẽ hiển thị giao dịch Deposit chi tiết theo Folio (Hình 2)

– Để ghi sổ khoản tiền này, kế toán chọn khoản Deposit bằng cách Tick V vào cột đầu tiên (Sel) tương ứng với dòng Deposit muốn ghi sổ à chon loại chứng từ ghi sổ, TK ghi nợ (vi du TK 11121 – TM ngoại tệ ) và các thông tin cần thiết khác à nhấn nút Post  (Hình 2)

  Nghề kinh doanh khách sạn xuất hiện ở Việt Nam khi nào?

– Khi đó chương trình sẽ in ra 1 phiếu thu hoặc chứng từ ghi sổ (tuỳ vào loại chứng từ mà kế toán chọn), Ghi có TK Deposit (1313) , Nợ các TK Cash,(Bank)  chi tiết theo từng Folio nếu kế toán ghi nhận Deposit của nhiều Folio.

Quy trình hạch toán doanh thu từ Smile FO/POS sang Smile BO
Hình: 2

Doanh thu

– Đối với quy trình hạch toán ghi nhận Doanh thu từ Lễ tân về Kế toán, chương trình hỗ trợ hạch toán tự động hoàn toàn theo định nghĩa ban đầu (do người sử dụng định nghĩa theo ý muốn), hoặc kế toán có thể tự định khoản các TK ghi Nợ mà không tuân theo định nghĩa ban đầu trong một số trường hợp nhất định. Đối với các TK ghi , hệ thống định khoản tự động.

– Menu Doanh Thu cho phép bạn ghi nhận doanh thu và các khoản thanh toán từ Lễ tân và các điểm bán hàng  theo từng HĐ hoặc theo từng khách hàng.

Hình: 3
Hình: 3

2. Get Payment from FO (Ghi nhận thanh toán từ FO): Cho phép kế toán ghi nhận các khoản thanh toán trực tiếp của khách tại Lễ tân và các điểm POS.

6. Get Revenue From POS (Ghi nhận DT từ POS): Cho phép kế toán ghi nhận các khoản DT phát sinh tại các điểm POS theo từng Hoá đơn đối với những giao dịch khách thực hiện thanh toán trực tiếp ngay tạ điểm bán hàng.

7. Get FO Rev By Invoice (Ghi nhận DT từ FO): Cho phép Kế toán ghi nhận Doanh thu đã phát hành HĐ tại Lễ tân. (Sau khi khách Check-out hoặc thanh toán dứt điểm 1 hay một số giao dịch)

  Quy tắc trình bày bàn ăn kiểu Á cơ bản

8. Get Tour Rev By Tour (Ghi nhận DT từ Tour): Cho phép Kế toán ghi nhận Doanh thu đã phát hành HĐ sau khi khi kết thúc Tour.

A. Post Guest Ledger (Ghi nhận DT chưa phát hành HĐ): Chương trình sẽ tự động ghi nhận các khoản DT chưa phát hành HĐ vào hệ thống tại thời điểm cuối kỳ kế toán Khi kế toán chạy chức năng này.

B. Post Breakdown (Tách Doanh thu): Hệ thống sẽ tự động tách DT ăn sáng và các khoản DT khác nếu có trong giá phòng ban đầu và đưa vào đúng bộ phận phát sinh.

Sơ đồ ly DT t FO & POS

Quy trình hạch toán doanh thu từ Smile FO/POS sang Smile BO

 

Ghi nhận DT từ FO    

 7. Get FO Rev By Invoice (Hình 3)

– Trong bảng Get Revenue From FO (Hình 4) , chọn ngày lấy Doanh thu à Hệ thống sẽ thể hiện tất cả những khách đã check-out trong ngày.

  • Folio: Số Folio (mã) của khách check-out.
  • BC (Balance Code): Trang hoá đơn của khách (1 khách có thể có nhiều trang HĐ)
  • Amount: Tổng số tiền (DT) giao dịch của khách trong trang HĐ tương ứng.
  • Balance : Số tiền khách còn nợ sau khi Check-out .
  • Bill Seri, Bill Number, VAT Code, Name… là những thông tin về hoá đơn đã phát hành cho khách.

Điều kiện để ghi nhận được Doanh thu

  1. Khách sau khi Check-out, các giao dịch của khách đã được in HĐ tài chính.
  2. Balance (Số dư) của khách phải = 0. Nếu số dư của 1 folio nào đó >0 thì có nghĩa là khách nợà phải điều chuyển công nợ để Số dư = 0(Xem chi tiết Chương 11 Kế toán phải thu)
  Những từ vựng đơn giản cho nhân viên bộ phận tiền sảnh
Quy trình hạch toán doanh thu từ Smile FO/POS sang Smile BO
Hình: 4

– Sau khi kiểm tra số tiền và các thông tin khác chính xác, chọn 1 hoặc nhiều khoản (hoá đơn) muốn ghi nhận DT bằng cách tích V vào dòng tương ứng trong cột Select . Số tiền tương ứng sẽ tự động dược cập nhật vào ô số tiền ở dưới, chọn loại phiếu ghi sổ à Cập nhật (Post)

– Ở bước này kế toán không phải định khoản mà hệ thống tự động định khoản theo định nghĩa ban đầu: 511, 333,…;Nợ 111,112,113,131…  tuỳ vào các hình thức thanh toán cụ thể của khách và chi tiết theo từng trang Folio (Hoá đơn) nếu kế toán ghi nhận DT cùng lúc của nhiều HĐ khác nhau.

– Nếu Kế toán không muốn hệ thống định khoản tự động bên Nợ thì gõ TK ghi Nợ vào ô Tài khoản theo ý muốn.

Hãy là người đầu tiên để lại nhận xét

Để lại một trả lời

Địa chỉ email của bạn sẽ được giữ bí mật.


*